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Einen Videokonferenzraum zu planen bedeutet mehr, als nur eine Kamera in einen Konferenzraum zu platzieren. Effiziente Videokonferenzen benötigen spezielle Räume mit einer abgestimmten Ausstattung.

Der Videokonferenzraum

Die Raumgröße wird primär von der Personenanzahl bestimmt, die meistens an den Videokonferenzen teilnehmen sollen:

Rechteckige Räume eignen sich besonders für Meetings für 4 und mehr Personen - alle Teilnehmer sollen innerhalb des Aufnahmewinkels der Kamera liegen.

Quadratische Räume eignen sind angenehme für Meetings mit weniger als 4 Personen.

Um Störgeräusche zu Vermeiden, soll der Videokonferenzraum in einer Umgebung geplant werden, die weitestgehend Ruhe vermittelt, also nicht neben eine Cafeteria oder sonstigen stark frequentierten Räumlichkeiten.

Der Videokonferenzraum soll mit absorbierenden Flächen ausgestattet sein um Echos und den indirekten Schallanteil (Reflexionen) weitestgehend zu vermeiden. Bei starken Reflexionen besteht die Gefahr, dass die automatische Sprachverfolgung von Kamerasystemen nicht mehr gewährleistet ist und Konferenzen nur mehr manuell bedient werden können.

Eingang

Sehen Sie nach Möglichkeit 2 Eingänge vor, so dass Teilnehmer den Raum betreten und sich setzen können, ohne durch die Kamera gehen zu müssen. Die Wand hinter den Teilnehmern, soll keine Türen oder Fenster haben, um unnötige Ablenkungen zu vermeiden.

Rückwand

Die Beste Wahl für die Gestaltung der Rückwand ist ein helles Blau oder ein leichtes Grau. Wei verursacht einen zu starken Kontrast, vor allem in Bezug zu den Gesichtern. Vermeiden Sie auf alle Fälle groeße Muster auf Möbel, Wänden und Kleidung, da dies die Konferenzteilnehmer sehr leicht ablenkt. Im Aufnahmewinkel der Kamera sollten auch keine Kunstgegenstände, oder Gemälde sichtbar sein.

Optionale Extras

Erwägen Sie z. B. Ihr Firmenlogo auf der Rückwand zu platzieren. Bringen Sie eine zusätzliche groeße Uhr auf der Rückwand ins Bild, um eventuelle Zeitunterschiede klar sichtbar zu machen.

Beleuchtung, Fenster

Wählen Sie nach Möglichkeit einen Raum ohne Fenster, oder sehen Sie Verdunkelungen vor, um die Lichtsituation im Raum kontrollieren zu können. Verwenden Sie indirektes, nach oben abstrahlendes Neonlicht. Vermeiden Sie direktes Deckenlicht, da es Schatten auf den Gesichtern hervorruft und zu keinen guten Ergebnissen führt.

Einrichtung

Verwenden Sie Konferenztische, die eine schnelle und praktische Verkabelung ermöglichen. Sessel sollten starr sein, also mit keinen Rollen und keinen neigbaren Rückenlehnen ausgestattet sein. Rollen verursachen unter Umständen unangenehmes Quietschen und neigbare Rückenlehnen bringen Unruhe in das Bild und erschweren der Kamera eine korrekte Fokussierung.

Kameras

Wählen Sie ein bis drei Kameras für den Videokonferenzraum. Eine Kamera fokussiert auf den jeweiligen Redner, eine weitere Kamera ein Gesamtbild der Konferenzteilnehmer liefern. Eine dritte Kamera dient zur Aufnahme von Dokumenten.

Sollte es nicht möglich sein, sämtliche Konferenzteilnehmer mit der Videokonferenzkamera zu erfassen, dann platzieren Sie auf jeder Seite des Raumes eine Kamera. Die richtige Platzierung der Kamera ist einer der wesentlichsten Punkte für eine erfolgreiche Videokonferenz.

  1. Die Kamera sollte 90 - 150 cm über dem Fuboden positioniert sein. Bei einer Höhe ab 90 cm steht die Kamera in natürlicher Augenhöhe, wobei die Füße ebenfalls noch im Bild sein können. Sorgen Sie also dafür, dass die Konferenztische mit einer Blende ausgestattet sind, die die Beine der Konferenzteilnehmer verdeckt.
  2. Setzen Sie die Kamera direkt auf den Monitor, oder Unterhalb der Rückprojektionsfläche. Ist die Kamera zu weit vom Bild entfernt, verliert man das Gefühl, dem Konferenzpartner tatsächlich gegenüber zu sitzen. 

Markieren Sie bei größeren Räumlichkeiten den Bodenbereich, den Kamera erfassen kann, um zu verhindern, dass Personen während der Konferenz den Aufnahmebereich verlassen.

Mikrofone

Die meisten Videosysteme werden mit Mikrofonen ausgeliefert, die einen Aufnahmeradius von ca. 2 bis 2,5m haben und in diesem Bereich eine automatische Kameraführung durch Sprachverfolgung ermöglichen.

Bei größeren Entfernungen sind mehrere Mikrofone notwendig, oder man verwendet die manuelle Fernbedienung.

Falls Sie aktiv an Schreibtafeln arbeiten wollen, oder groeße Produkte demonstrieren müssen, sollten Sie Funkmikrofone benützen die wiederum eine automatische Kameraverfolgung ermöglichen.

Monitore

Verwenden Sie einen oder zwei Monitore. Ein Monitor stellt die Teilnehmer oder Dokumente dar, der zweite Monitor soll als Kontrollmonitor dienen, der Ihnen zeigt, was Ihr gegenüber gerade von Ihnen sieht. Um speziell Dokumente flimmerfrei wiedergeben zu können, sollen 100Hz Monitore eingesetzt werden.

Die meisten Monitore ermöglichen eine Bild in Bild Darstellung (PIP). Bei mehr als vier Personen kann diese PIP-Box allerdings nicht mehr erkannt werden. In diesen Fällen ist ein zweiter Monitor unbedingt zu empfehlen.

Bildgröße

Die Monitorgröße hängt von der Anzahl der Konferenzteilnehmer ab.

Dokumentenkamera

Um Prospekte, Dokumente, Handskizzen oder auch dreidimensionale Gegenstände zu übertragen ist eine Dokumentenkamera notwendig.

Interaktives Whiteboard

Falls Sie ein interaktives Whiteboard anschlieen, kann auch dieses in Ihre Videokonferenz eingebunden werden.

Document-Sharing

Die Einbindung von Computerapplikationen erfolgt meist über Microsoft Net-Meeting-Module. Polycom-Systeme können hingegen PowerPoint Präsentation direkt einbinden, womit Sie die PowerPoint-Präsentation Ihrer Gegenstelle komfortabel selber bedienen können.

ISDN-Anschluss

Mit dem Anschluss jeder weiteren ISDN Leitung steigert sich die Bildqualität. Meist werden 1 bis 4 ISDN S0 (= 2 B-Kanäle) verwendet. Ab 3 ISDN-Leitungen haben sie bereits eine fernsehähnliche Qualität, sodass selten mehr Leitungen benötigt werden. Unter Umständen sind aber auch mehr Leitungen notwndig. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Systemberater.

Fall Sie, oder Ihre Gegenstelle keine ISDN-Leitungen zur Verfügung hat, besteht auch die Möglichkeit der Einbindung mittels ATM, LAN oder Satellit.

Was bei Videokonferenzsystemen meist zu wenig beachtet wird, ist die richtige Beleuchtung. Oftmals fehlt es an der richtigen Ausleuchtung, damit die Mimik Ihrer Gesprächspartner auch detailgetreu und Gesichtstöne farbecht dargestellt werden können.

Spezielle Beleuchtungssysteme entfernen die Schatten aus den Gesichtern und sorgen für eine natürliche Gesichtsfarbe.

Erst in Verbindung mit der richtigen Beleuchtung wird Ihre Videokonferenz klar und kontrastreich dargestellt.

Kontaktieren Sie uns bitte, falls Sie eine konkrete Anfrage haben. Wir sind Ihnen gerne beim Entwurf und bei der Planung Ihres Videokonferenzsystems behilflich.